فهم وخفض معدل تغيب الموظفين عن العمل في الشرق الأوسط والحد منه

يمكن أن يكون للتغيب المتكرر والمفرط تأثير كبير على عملك. فهو يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية، وتأخر التسليم، وزيادة التكاليف، وعدم انضباط القوى العاملة بشكل عام. ومع ذلك، يمكن معالجة التغيب عن العمل من خلال فهم أسبابه الجذرية. 

على سبيل المثال، يشير أكثر من 22% من العمال في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا إلى أن انخفاض الرضا الوظيفي وانعدام المسؤولية هما السبب في التغيب عن العمل، ويمكن معالجة كلا الأمرين من خلال تحسين سياسات مكان العمل.

قد تظن أن التغيب عن العمل أمر خاص بالموظف وشخصيته. يجب أن يكونوا غير منضبطين وغير متحمسين. 

ومع ذلك، عادةً ما يكون سبب ارتفاع معدل التغيب عن العمل هو البيئة المحيطة بالموظف: ثقافة المكتب، وسياسة الزملاء، والافتقار إلى الرؤية المهنية، وما إلى ذلك.

يمكن أن تساعد إدارة التغيب بفعالية القادة على بناء قوة عاملة أكثر موثوقية وإنتاجية وتفاعلاً. إن مفتاح معالجة التغيب عن العمل هو تحديد أسبابه الجذرية، وللقيام بذلك، عليك أولاً تحديد نسبة التغيب. ويتحقق ذلك من خلال قياس "معدل التغيب عن العمل".

في هذه المقالة، نستكشف ما هو معدل التغيب، وكيف يتم حسابه، وكيف يمكن الاستدلال على السبب الجذري للتغيب من هذا المعدل.

ما هو التغيب و"معدل التغيب (التغيب عن العمل)"؟

يشير التغيب إلى الغياب المعتاد وغير المخطط له وغير المعلن عنه في مكان العمل. ويشمل أيضًا التأخر، والمغادرة مبكرًا، وأخذ فترات راحة طويلة أثناء ساعات العمل.

على عكس الإجازات المخطط لها، فإن التغيّب عن العمل يعرقل مكان العمل؛ وغالبًا ما يؤدي إلى عدم اكتمال العمل وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية. نظرًا لأنه غير مخطط له، عادةً ما لا يكون لدى الموظفين خطة احتياطية لإكمال مهامهم، مما يعيق إنجاز الأعمال المجدولة.

هذه الطبيعة المعطلة هي التي تجعل من التغيب عن العمل عقبة مهمة للإدارة، وطريقة قياسها هي من خلال معدل التغيب.

يتم حساب معدل التغيب عن العمل بقسمة إجمالي عدد الأيام المفقودة بسبب التغيب على إجمالي عدد أيام العمل مضروبًا في 100 للحصول على نسبة مئوية.

حساب معدل التغيب عن العمل

لحساب معدل التغيّب، تحتاج إلى معرفة مدى تواجد الموظف (وعدم تواجده) في المكتب. تضمن أنظمة الحضور (الماسحات الضوئية البيومترية وأنظمة بطاقات الهوية وغيرها) تتبع هذه البيانات بشكل متسق ودقيق، مما يسمح لك بتطبيق المعادلة والحصول على مقياس لمعدل غياب الموظف.

1. تتبع الحضور

يمكن أن يؤدي تطبيق تكنولوجيا مثل الماسحات الضوئية البيومترية والماسحات الضوئية لبطاقات الهوية إلى تتبع حضور الموظفين. كما يمكن أن يؤدي إلزام تسجيل الدخول والخروج (عن طريق تمرير البطاقة أو مسح بصمات الأصابع) عند الخروج أو الدخول إلى مكان العمل إلى تتبع أوقات الاستراحة.

يساعدك ذلك على تحليل مدى انضباط الموظف بشكل أكبر.

على سبيل المثال، أشار تقرير صادر عن Teamsense إلى أن الشركات التي تستخدم برامج تتبع الحضور تشهد انخفاضاً بنسبة 20% تقريباً في معدلات الغياب.

2. تحديد الفترة الزمنية للحساب

يتم حساب معدل التغيب عن العمل خلال فترة معينة، والأمر متروك لك لتحديد الفترة التي تريد أخذها في الاعتبار.

إذا كنت تنوي فقط النظر في حالات الغياب غير المخطط لها أو الغياب بدون عذر (وهي الطريقة المثالية)، يمكنك تحديد إطار زمني قصير أو طويل. نظرًا لأن التغيب عن العمل أمر معتاد، سيظل المعدل متشابهًا على مدار الأشهر.

ومع ذلك، إذا كنت تنوي تضمين حالات الغياب المخطط لها أيضًا، فمن الأنسب أن تضع في اعتبارك إطارًا زمنيًا أطول، حيث يأخذ الجميع أحيانًا إجازات مخططة لأسباب شخصية. قد لا يكون الإطار الزمني الأقصر دقيقاً (أو عادلاً)، خاصةً بالنسبة للموظفين الذين كانوا في إجازة مخططة خلال ذلك الإطار الزمني.

3. تطبيق الصيغة

إليك معادلة حساب معدل التغيب عن العمل:

معدل التغيب = ((عدد حالات الغياب بدون عذر) / إجمالي الفترة الزمنية) × 100

على سبيل المثال، إذا أخذ الموظف 15 يوماً إجازة في 5 أشهر (150 يوماً)، فإن معدل التغيب سيكون

(15/150)x100 = 10%

بعد أن انتهينا من ذلك، دعنا نتطرق إلى أسباب التغيب عن العمل والنصائح اللازمة لمعالجتها.

أسباب التغيب عن العمل وكيفية معالجتها

1. ثقافة مكان العمل

يتأثر التغيب عن العمل بالبيئة أكثر من أي شيء آخر. فثقافة مكان العمل التي تشكلها الإدارة والأقران يمكن أن تعزز أخلاقيات العمل القوية إذا كانت إيجابية أو تؤدي إلى زيادة الغياب إذا كانت سلبية وسامة.

النهج:

إن ثقافة مكان العمل الداعمة والصحية لن تقلل من التغيب عن العمل فحسب، بل ستخلق أيضًا مكان عمل أكثر رعاية وتعاونًا. إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيق ذلك:

• شجع على التواصل المفتوح من خلال عقد اجتماعات فردية
• تقدير الإنجازات ومكافأتها والاحتفاء بها
• الاحترام والتقدير يقطعان شوطاً طويلاً
• تنفيذ برامج العافية مثل العطلات والخلوات
• توفير ترتيبات عمل مرنة وسياسة إجازات واضحة

2. السياسات أو عدم وجودها

يمكن أن تؤثر سياسات الشركة على التغيب عن العمل خاصة إذا كانت تخلق مكان عمل صارم وخانق. يمكن أن يكون تقييد استخدام الإنترنت، وعدم التسامح مع الأخطاء البسيطة، وما إلى ذلك من السياسات القاسية التي تؤدي إلى مكان عمل سام وزيادة التغيب عن العمل.

النهج:

من المهم تطبيق سياسات الشركة التي تعمل لصالح الشركة وموظفيها على حد سواء لإدارة التغيب عن العمل بفعالية. حدد سياسات واضحة ومتوازنة يتم إبلاغها بشفافية وتطبيقها بشكل عادل على جميع الموظفين. والأفضل من ذلك، إشراك الموظفين في عملية تحديد السياسات حتى يشعروا بالالتزام بهذه البروتوكولات.

قراءة مقترحة
20 من سياسات الموارد البشرية التي يجب أن تكون متوفرة في سوق الشرق الأوسط

3. عدم وضوح الرؤية والمسار

يساهم فريق القيادة بدون رؤية واضحة في التغيب عن العمل. عندما يفتقر الموظفون إلى التوجيه في عملهم أو فرص التطوير الوظيفي، يمكن أن تتأثر دوافعهم ومشاركتهم. فبدون هدف محدد، قد يشعرون بأنهم أقل التزامًا وأقل ميلًا لحضور العمل باستمرار.

النهج:

إن تحديد أهداف قابلة للتحقيق، وتحديد رؤية الشركة، ووضع مسار وظيفي واضح لكل موظف سيحفزهم على أن يكونوا حاضرين ومنتجين. إليك كيفية القيام بذلك:

• تقديم ملاحظات بنّاءة من خلال إجراء مراجعات منتظمة للأداء
• خلق فرص لتطوير الموظفين من خلال إجراء برامج تدريبية وورش عمل
• تقدير التطور الوظيفي لكل موظف - تشجيع الحوار المفتوح حول التطلعات المهنية
• تقديم الإرشاد لتوجيه الموظفين في تحقيق أهدافهم المهنية
• تحديد مؤشرات أداء رئيسية واضحة وقابلة للتحقيق
• الاعتراف بأصحاب الأداء العالي وترقيتهم (التعيين والمسؤوليات والتعويضات)

4. القيادة المنفصلة

هناك خيط رفيع بين منح فريقك الحرية والاستقلالية وبين الانفصال عنهم تمامًا. فالاجتماعات المنتظمة ومراجعة التقدم المحرز وتقديم المشورة ليست علامات على الإدارة التفصيلية بل هي في الواقع عناصر أساسية للقيادة الفعالة.

فالقادة الذين ينأون بأنفسهم عن فريق العمل، على افتراض أنهم يوفرون الحرية، يخاطرون بخلق قوة عاملة غير منخرطة. ويبدأ الموظفون بالشعور بالتقليل من قيمة عملهم ويصبحون أقل مسؤولية عن عملهم. وفي نهاية المطاف، يؤدي ذلك إلى التغيب عن العمل والتغيب عن العمل.

النهج:

إن تحقيق التوازن بين السيطرة والاستقلالية هو المفتاح للحفاظ على مشاركة الموظفين والحد من التغيب عن العمل. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها:

1. مناقشة ومراقبة النتائج على المدى الطويل مع السماح للفريق بإدارة المهام اليومية.
2. قم بالاحتفال والتوبيخ بشكل متساوٍ ومنتظم - فهذا من شأنه أن يعزز المساءلة.
3. خلق بيئة يعمل فيها الأقران بشكل تعاوني. وهذا يخلق جوًا من الصداقة الحميمة التي تشجع الموظفين على الحضور إلى العمل يوميًا.
4. كن حاضرًا ومتاحًا. قم دائماً بالقيادة من خلال إرشادك إلى الطريق.
5. حافظ على حوار ثنائي الاتجاه. يجب أن يشعر موظفوك بالراحة في انتقادك (باحترام بالطبع).

5. ضعف الملاءمة الوظيفية

يتمتع الناس اليوم بالحرية (والرغبة) في التجريب والتعلم واستكشاف أدوار ومهارات مختلفة. فعلى عكس العقود القليلة الماضية، عندما كان الناس يعملون في وظيفة واحدة حتى تقاعدهم، يغير الناس اليوم وظائفهم وأدوارهم سعياً وراء الوظيفة المناسبة والسعادة.

عندما يجد الموظف أن دوره لا يتماشى مع مهاراته أو اهتماماته، يمكن أن يؤدي ذلك إلى عدم الرضا وزيادة التغيب عن العمل. قد يكون هذا الدور الذي تقدموا لشغله، لكنهم قد يشعرون بعدم الرضا والتعاسة، مما يؤدي في النهاية إلى التغيب عن العمل أو أخذ فترات راحة مفرطة.

النهج:

1. قم بتقييم مهارات الموظفين واهتماماتهم بانتظام لضمان توافق عملهم مع قدراتهم وأهدافهم المهنية.
2. اسأل الموظفين عن اهتماماتهم ووظيفتهم أو دورهم المثالي. إذا بدا لهم أنهم أكثر ملاءمة في مكان آخر، اسمح لهم بنقل الأقسام.
3. كن منفتحًا لتعديل الأدوار أو المسؤوليات بناءً على ملاحظات الموظفين واهتماماتهم المهنية المتطورة.

الخاتمة

تتضمن الإدارة الفعالة للتغيب عن العمل حساب معدل التغيب عن العمل بدقة ثم التحقيق في أسبابه الجذرية. يمكن أن تؤدي الثقافة الجيدة في مكان العمل والسياسات الواضحة وفرص النمو الوظيفي ودعم الموظفين إلى زيادة المشاركة وانخفاض معدل التغيب عن العمل.

لحساب إجازات الموظفين بدقة وتتبع معدلات التغيب عن العمل، استخدم أنظمة تتبع الغياب مثل النظام الذي يوفره PeopleStrong. 

من خلال اتباع نهج مدروس، يمكنك إنشاء فريق أكثر تفانيًا وإنتاجية.