جهّز موظفيك الجدد للبدء في العمل قبل اليوم الأول من التعيين

تتيح الميزات المدعومة بالذكاء الاصطناعي للشركات جعل عملية تهيئة الموظفين الجدد خالية من المتاعب. ومن بين ميزات تهيئة الموظفين الجدد المتوفرة: المعالجة الآلية للمستندات، ومسارات التعلم الشخصية، والوصول إلى روبوتات الدردشة التي تساعد في الإجابة عن الأسئلة في الوقت الفعلي. وبعبارة أخرى، بمساعدة هذه الميزات، يمكن لفرق الموارد البشرية في الشركات التخلي تمامًا عن عملية تهيئة الموظفين الجدد التي تعتمد على الأوراق.

باستخدام برنامج «PeopleStrong» الخاص ببدء التشغيل، يمكنك بدء التشغيل الفعلي في غضون 30 يومًا، وفقًا لاحتياجاتك ومتطلباتك وعوامل أخرى مثل عدد عمليات التكامل التي قد تحتاج إلى إعدادها. أما بالنسبة للمؤسسات متعددة الجنسيات التي تتمتع بإعدادات وأنظمة أكثر تعقيدًا وتضم عدة كيانات محلية، فقد يستغرق الأمر ما يصل إلى 12 شهرًا.

تلعب برامج تأهيل الموظفين الجدد دورًا حاسمًا في ضمان انتقال سلس ومنظم للموظفين الجدد بدءًا من قبول العرض وحتى أول يوم عمل لهم. فهي تساعد المؤسسات على تبسيط العمليات مثل جمع المستندات، والتحقق من الامتثال، وتوزيع المهام، مما يقلل من الجهد اليدوي والتأخيرات الإدارية. ويتيح النظام سير العمل الآلي، وتجارب تأهيل مخصصة، والتكامل مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لنقل البيانات بسلاسة.

تُحسّن منصة التأهيل الفعالة تجربة الموظفين الجدد، وتعزز التفاعل والاحتفاظ بالموظفين، وتضمن الامتثال للسياسات، وتتيح لفرق الموارد البشرية متابعة إنجاز العملية من خلال لوحات المعلومات والتقارير. وبشكل عام، لا يقتصر دور برامج التأهيل على تسريع إنتاجية الموظفين الجدد فحسب، بل يساهم أيضًا في بناء صورة إيجابية ومتسقة للعلامة التجارية للشركة كصاحب عمل.

صُممت وحدة «PeopleStrong Onboarding» لتوفير تجربة سلسة تعتمد على التكنولوجيا الرقمية في المقام الأول للموظفين العاملين عن بُعد، مما يضمن شعورهم بالتواصل والاستعداد حتى قبل يوم عملهم الأول. وتتيح المنصة لفرق الموارد البشرية مشاركة خطابات التعيين، وجمع المستندات، وإتمام إجراءات الامتثال بشكل كامل عبر الإنترنت.

من خلال سير العمل الآلي، يمكن لقسم الموارد البشرية تخصيص المهام، وتتبع حالة إنجازها، وإرسال تذكيرات لكل من الموظفين وأصحاب المصلحة. ويمكن للموظفين الجدد إكمال استمارات الانضمام، وتحميل المستندات، والتوقيع إلكترونيًّا على خطابات العرض/استمارات التوظيف من أي مكان باستخدام «بوابة المرشحين».

بالإضافة إلى ذلك، تدعم الوحدة الأنشطة التمهيدية قبل بدء العمل، مثل مشاركة رسائل الترحيب وسياسات الشركة وجداول التدريب التمهيدي، مما يساعد الموظفين العاملين عن بُعد على التعرف على ثقافة المؤسسة. وتضمن أدوات الاتصال المدمجة ولوحات المعلومات وتتبع الحالة الشفافية والمشاركة طوال مسار التهيئة عن بُعد.

نعم. يتضمن حل «PeopleStrong» الخاص بتجهيز الموظفين الجدد قدرات تحليلية قوية وإمكانيات إعداد التقارير عبر لوحة التحكم. ويوفر النظام لوحة تحكم مركزية لتجهيز الموظفين الجدد، تتيح تتبع تقدم الموظفين الجدد، وإنجاز المهام، وقوائم مراجعة الامتثال، وحالة تحميل المستندات.

بيوبليسترونغ

 يمكن لمسؤولي التوظيف وفرق الموارد البشرية مراقبة المؤشرات الرئيسية مثل معدل إتمام عملية الإلحاق بالعمل، وعدد الأيام اللازمة للوصول إلى مرحلة الإنتاجية، وحجم المهام المعلقة.

 كما تتكامل هذه الوحدة مع نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الخاص بنا ومنصة تحليلات الموارد البشرية الأوسع نطاقًا، مما يتيح إعداد تقارير حول بيانات عملية استقبال الموظفين الجدد في سياق مؤشرات أداء القوى العاملة والامتثال.

تتيح وحدة «PeopleStrong Onboarding» أتمتة العديد من أنشطة التهيئة لتبسيط عمليات الموارد البشرية وتحسين تجربة الموظفين. وتشمل الأنشطة الرئيسية التي يمكن أتمتتها ما يلي:

جمع المستندات والتحقق منها: إرسال طلبات تلقائية للحصول على المستندات المطلوبة والتحقق من صحتها رقميًّا.

ملء النماذج والامتثال: ملء نماذج الانضمام تلقائيًا باستخدام البيانات الواردة من وحدة التوظيف وتوجيهها للتوقيع الإلكتروني.

توزيع المهام: توزيع مهام الانضمام على مختلف الأطراف المعنية (الموارد البشرية، تكنولوجيا المعلومات، الشؤون الإدارية، الشؤون المالية) استنادًا إلى سير العمل المحدد مسبقًا.

التواصل قبل بدء العمل: إرسال رسائل بريد إلكتروني ترحيبية آلية، ووثائق السياسات، وتعليمات الانضمام إلى الموظفين الجدد.

طلبات الأنظمة والأصول: الشروع تلقائيًا في تقديم طلبات تكنولوجيا المعلومات والطلبات الإدارية المتعلقة بالوصول إلى الأنظمة، أو بطاقات الهوية، أو إعداد محطات العمل.

تتبع التقدم والتذكيرات: تتبع إنجاز مهام عملية الإلحاق بالعمل وإرسال تذكيرات آلية بشأن الإجراءات المعلقة.

مزامنة بيانات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS): نقل بيانات الموظفين بسلاسة من عملية التعيين إلى نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) فور اكتمال عملية التعيين.

من خلال أتمتة هذه الأنشطة، يمكن للمؤسسات تقليل الجهد اليدوي، وتقليل التأخيرات إلى أدنى حد، وضمان تجربة انضمام متسقة في جميع المواقع ولجميع فئات الموظفين.

نعم، تم تصميم وحدة «PeopleStrong Onboarding» بحيث تتكامل بسلاسة مع أنظمة معلومات الموارد البشرية (HRIS) وأنظمة الرواتب وأنظمة المؤسسة الأخرى القائمة، مما يضمن تدفقًا سلسًا للبيانات طوال دورة حياة الموظف. ويتيح هذا التكامل ما يلي:

المزامنة التلقائية للبيانات: تتدفق معلومات المرشحين والموظفين من قسم التوظيف إلى قسم تهيئة الموظفين الجدد، ثم إلى نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) أو نظام الرواتب دون الحاجة إلى تدخل يدوي.

الاتصال القائم على واجهة برمجة التطبيقات (API): يدعم النظام أيضًا عمليات التكامل عبر واجهة برمجة التطبيقات (API) مع تطبيقات الجهات الخارجية، مثل أنظمة إدارة الرواتب، وأنظمة إدارة التعلم (LMS)، وأنظمة التحقق من الخلفية، ومنصات التوقيع الرقمي.

انتقال أسرع من مرحلة التعيين إلى مرحلة كشوف المرتبات: يتم مشاركة بيانات الموظف تلقائيًا مع أنظمة كشوف المرتبات، مثل المعلومات المصرفية وفئة الأجر ومركز التكلفة، لضمان معالجة الرواتب في الوقت المناسب.

تعزيز الامتثال والدقة: يضمن التكامل إجراء تحديثات في الوقت الفعلي، مما يقلل من أخطاء الإدخال اليدوي للبيانات ويضمن الامتثال للمتطلبات التنظيمية المؤسسية والإقليمية.

يعمل هذا النظام البيئي المتكامل على تحسين الكفاءة، وتعزيز تجربة الموظفين، وتسريع وصول الموظفين الجدد إلى مرحلة الإنتاجية.