การจัดการเงินเดือนอาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่าย ๆ โดยสิ่งที่ต้องทำมีเพียง รวมชั่วโมงทำงาน คำนวณค่าจ้างค้างชำระ และส่งเช็คเงินเดือนตามด้วยการอัปเดตบันทึกต่าง ๆ ทว่า เมื่อเป็นเรื่องของการจัดการเงินเดือนจริง ๆ แล้วmทุกองค์กรล้วนแล้วแต่ต้องเผชิญกับปัญหาท้าทายซึ่งแตกต่างกันออกไป
ผลการสำรวจล่าสุดโดย Deloitte เผยว่า การรายงาน ยอดเงินชดเชยการเสียภาษี ภาระภาษีหัก ณ ที่จ่าย และขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ในช่วงสิ้นปี เป็นความท้าทายอันดับต้น ๆ ที่แต่ละองค์กรต้องเผชิญ และเกือบร้อยละ 35 ของผู้ตอบแบบสอบถามอธิบายเพิ่มเติมว่า การรักษาระดับความถูกต้องของการคำนวณหัก ณ ที่จ่าย ทั้งรูปแบบประจำ และการคำนวณรูปแบบอื่น ๆ นับเป็นปัญหาใหญ่เลยทีเดียว
ข้อมูลเหล่านี้ทำให้เห็นว่า การจัดการและการประมวลผลบัญชีเงินเดือนสำหรับพนักงานอาจเป็นงานที่ซับซ้อนเมื่อเราพิจารณาถึงความยุ่งยากที่มาพร้อมกับปัจจัยด้านการเงินและกฎหมาย โดยในบทความนี้ เราจะพูดถึงความท้าทาย 5 อันดับแรกที่บริษัทต่าง ๆ ล้วนต้องเผชิญในการจัดการเงินเดือน ตลอดจนวิธีการต่าง ๆ ที่อาจะสามารถแก้ปัญหาดังกล่าวได้
ความท้าทายหลัก 5 ข้อของการจัดการเงินเดือน
โดยปัญหาทั่วไปที่ชวนสับสนและยากที่จะแก้ไข ซึ่ง ผู้ทำบัญชีเงินเดือนขององค์กรล้วนเคยประสบ มีดังนี้
1.การจัดการและกำกับดูแล
กฎหมายเกี่ยวกับการทำภาษีที่ซับซ้อนทำให้การจัดการเงินเดือนกลายเป็นเรื่องยาก แต่การปฏิบัติตามแนวทาง,ที่ถูกต้องภายในเวลาที่กำหนด ทุกขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนและการกำกับดูแลต่าง ๆ เป็นสิ่งที่สำคัญ โดยหากnผู้จัดทำเงินเดือนมีความประมาท หรือขาดความเข้าใจ แล้วไม่ปฏิบัติตามระเบียบการหรือไม่ยื่นภาษีอย่างถูกต้องและตรงเวลา อาจมีบทลงโทษหนักหรืออาจถูกลงโทษตามกฎหมายเนื่องจากไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนได้
วิธีการแก้ปัญหาทำอย่างไร?
เพื่อให้แน่ใจว่าทุกกระบวนและขั้นตอนการจ่ายเงินเดือนถูกต้อง ผู้รับผิดชอบการทำเงินเดือนจะต้องตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของกฎหมายอย่างสม่ำเสมอ และในมุมมองขององค์กรต่าง ๆ กระบวนการจ่ายเงินเดือนควรถูกจัดทำตามลักษณะที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของอุตสาหกรรมทุกระดับอีกด้วย นอกจากนี้ เราแนะนำให้ว่าจ้างผู้ทำบัญชีเงินเดือนที่เป็นมืออาชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่มี ความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายภาษีอากรในประเทศ และ มีประสบการณ์ทำงานหลายปี เพื่อมาจัดการกับระบบบัญชีเงินเดือนในบริษัท
2.การกำหนดการจ่ายเงินเดือนที่ใช้เวลายาวนาน
การประมวลผลการจ่ายเงินเดือนภายในองค์กรเป็นกระบวนการที่ใช้เวลาอย่างมากสำหรับทุกองค์กร โดยเวลาทั้งหมดที่ใช้ไปกับการเก็บรวบรวมข้อมูล ตรวจสอบความถูกต้องของชั่วโมงงานและบันทึกต่าง ๆ ตามระเบียบราชการ และการคำนวณรายละเอียดต่าง ๆ ของเงินเดือนและการหักเงิน สามารถนำมาใช้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นในงานทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์อื่น ๆ
ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากปริมาณงานเอกสารมีมาก กระบวนการทั้งหมดจึงมีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาด จึงเป็นเหตุให้ให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้อง แบกรับภาระมหาศาล
วิธีการแก้ปัญหาทำอย่างไร?
วิธีที่ดีที่สุดเพื่อช่วยประหยัดเวลาและเลี่ยงความยุ่งยาก กับรายละเอียดของการประมวลผลเงินเดือนก็คือการใช้บัญชีเงินเดือนบนระบบคลาวด์แบบอัตโนมัติเพื่อการจัดการกับระบบบัญชีเงินเดือนให้ราบรื่น
3.ความกังวลเกี่ยวกับความปลอดภัยและความมั่นคง
การรักษาความปลอดภัยถือเป็นเรื่องยากอีกหนึ่งเรื่อง โดยหากมีการเก็บรักษาข้อมูลซึ่งเป็นความลับของพนักงานไว้ในสเปรดชีต ก็อาจเกิดการฉ้อโกงเงินเดือนผ่านวิธีการต่าง ๆ ได้ เช่น โกงเงินค่าจ้างและค่าคอมมิชชั่น มีพนักงานแอบแฝงที่มีรายชื่อรับเงินเดือนแต่ไม่ได้ทำงานจริง หรือแกล้งบาดเจ็บเพื่อเรียกร้องเงินประกัน เป็นต้น
การประมวลผลบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองเพิ่มโอกาส ที่ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกแก้ไขบิดเบือนและอาจเกิดการรั่วไหลได้ ซึ่งจะนำไปสู่ปัญหาทางธุรกิจอีกหลายประการ โดยปัญหาบัญชีเงินเดือนประเภทนี้มักจะเกิดขึ้นเมื่อไม่มีบุคคลภายในดูแลข้อมูล หรือเมื่อพนักงานคนอื่นสามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนได้
วิธีการแก้ปัญหาทำอย่างไร?
การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนบนระบบคลาวด์ที่มี ความครอบคลุม ตรวจสอบบัญชีเงินเดือนและการกำกับดูแลเป็นระยะ ๆ และตรวจสอบฐานข้อมูลแบบสุ่มนับเป็น วิธีที่สามารถใช้เพื่อแก้ไขปัญหานี้
4.จำเป็นต้องพึ่งพาแหล่งป้อนข้อมูลหลายแห่ง
อีกหนึ่งความท้าทายในการจัดการบัญชีเงินเดือน คือ ความไม่เข้ากันของซอฟต์แวร์การจัดการบัญชีเงินเดือน ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับเก็บข้อมูลต่าง ๆ ของพนักงานอาจแตกต่างอย่างสิ้นเชิงจากซอฟต์แวร์ ที่ใช้สำหรับการจัดการในเรื่องของการลาหยุด ประสิทธิภาพการทำงาน หรือผลประโยชน์ของพนักงาน
วิธีการแก้ปัญหาทำอย่างไร?
การลงทุนกับการใช้ซอฟต์แวร์ที่สามารถรวมฟังก์ชันทั้งหมดที่กล่าวมาเข้าด้วยกัน ไม่เพียงช่วยในเรื่องของกระบวนการโดยรวม แต่ยังช่วยลดระยะเวลาทั้งหมดที่ ใช้ในการป้อนข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้บริษัทของคุณ มีประสิทธิภาพมากขึ้นและคุ้มค่าการลงทุนในระยะยาว
5.ภาระงานของทีมจัดการเงินเดือน
ระบบการจ่ายเงินเดือนที่ล้าสมัยหรือต้องลงมือทำเอง ทำให้พนักงานจำเป็นต้องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานเดิม ๆ ครั้งแล้วครั้งเล่า ซึ่งมีผลต่อขวัญกำลังใจ และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม สิ่งเหล่านี้ ยังมีผลให้การทำรายงานต่าง ๆ และการแบ่งปันข้อมูลภายในบริษัทเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก ยิ่งไปกว่านั้น การประมวลผลเงินเดือนด้วยตนเองยังต้องการการป้อนข้อมูลและการคำนวณมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้ ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาการจ่ายเงินเดือนที่ยากขึ้นสำหรับองค์กร
วิธีการแก้ปัญหาทำอย่างไร?
สิ่งสำคัญอยู่ที่ระบบอัตโนมัติของกระบวนการจ่ายเงินเดือน เพียงใช้ซอฟต์แวร์ epayroll แบบเฉพาะ คุณก็สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ทั้งหมด อีกทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้อย่างแน่นอน
สรุป
เมื่อต้องรับมือกับความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีเงินเดือน การใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเงินเดือนบนระบบคลาวด์แบบอัตโนมัติเป็นทางออกที่ดีที่สุดที่องค์กรต่าง ๆ มี
Alt Payroll มีระบบการจัดการบัญชีเงินเดือนและการกำกับดูแลแบบอัจฉริยะสำหรับการเสริมสร้างสถานประกอบการณ์ให้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถติดต่อกับผู้บริหารด้านบัญชีเงินเดือนและการกำกับดูแลเพื่อทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Alt Payroll และวิธีการที่เราจะสามารถจัดการบัญชีเงินเดือนของคุณได้ดียิ่งขึ้น
อ่านข้อมูล Alt Payroll เพิ่มเติม ที่นี่
