ปัจจุบันโลกของเรากำลังถูกรายล้อมไปด้วยวิกฤต ในขณะเดียวกันโรคระบาดอย่างเช่น COVID-19 ก็เข้ามากระตุ้นเตือนให้ทุกคนต้องตระหนักรู้ถึงความเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ที่กำลังจะเกิดขึ้นกับโลกการทำงานในอนาคต ธุรกิจทุกประเภทต่างก็กำลังรับมือกับการที่ต้องจัดทำข้อมูลของตนเองให้เป็นรูปแบบดิจิทัล ธุรกิจเหล่านี้ต่างทุ่มงบประมาณจำนวนมากในการทำข้อมูล ซึ่งส่งผลให้ประสิทธิภาพการเข้าถึงข้อมูลต่างๆทำได้รวดเร็วและสะดวกมากขึ้นพนักงานทุกคนถือเป็นฟันเฟืองหลักขององค์กร
ดังนั้นการมีซอฟต์แวร์สำหรับการจัดการทรัพยากรบุคคลจึงมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์กร ขณะที่ทุกภาคส่วนกำลังประสบปัญหาในการทำให้องค์กรปรับตัวเข้ากับยุคดิจิตอลซึ่งถือเป็นวิถีใหม่ในการทำงาน ดังนั้นระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) จะสามารถช่วยฝ่ายบุคคลในการจัดการการดำเนินงานหลายๆอย่างด้วยการกดปุ่มเพียงไม่กี่ครั้ง และยังเป็นการเสริมประสิทธิภาพการทำงานให้คล่องตัวอีกด้วย
ความท้าทายในการปรับตัวให้เข้ากับการทำงานรูปแบบใหม่นี้ล้วนต้องอาศัยความทุ่มเทและความสามารถในการประสานความร่วมมือกับส่วนต่างๆเพื่อนำองค์กรก้าวผ่านช่วงเปลี่ยนถ่ายครั้งสำคัญนี้ให้ได้ และหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลก็ถือเป็นกำลังหลักขององค์กรที่จะขับเคลื่อนให้ประสบความสำเร็จ ดังนั้นเราต้องตั้งเป้าหมายไว้สองประการคือ หนึ่ง ต้องเตรียมองค์กรให้มีความพร้อมสำหรับอนาคต และสองคือเราต้องไม่หยุดพัฒนาดัชนีความสุขภายในองค์กร
ประเด็นที่กล่าวมานี้สามารถเกิดขึ้นได้ถ้าเราใช้เทคโนโลยีเพื่อจัดการกับงานและภารกิจปลีกย่อยต่างๆให้เต็มประสิทธิภาพ เพื่อให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้มีเวลามากขึ้นในการพัฒนาความพึงพอใจของลูกค้าที่องค์กรรับผิดชอบดูแลอยู่ ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรมนุษย์ก่อให้เกิดประโยชน์หลายประการในองค์กร ภายใต้วิกฤตที่เกิดในปัจจุบัน
องค์กรต้องทั้งพัฒนาให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นซึ่งเป็นสิ่งที่ต้องให้เกิดพร้อมๆกับการต้องใส่ใจพนักงานทุกคน สองเรื่องนี้ล้วนเป็นไปได้ด้วยการปฏิบัติการของระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) เมื่อกล่าวถึงการนำองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิทัล องค์กรนั้นๆควรทราบข้อดีของการนำซอฟต์แวร์มาใช้ในระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล และต่อไปนี้คือหกข้อดีของระบบ HRMS:
- ความสามารถในการเข้าถึงระบบต่างๆมีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะในปัจจุบันองค์กรไม่สามารถจำกัดพนักงานให้ทำงานจากสถานที่เดิม หรือจากจุดเดียวได้อีกแล้วเนื่องจากโต๊ะทำงานในองค์กรต่างๆก็สับเปลี่ยนหมุนเวียนกันใช้ตลอดเวลา การที่คนในองค์กรสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างสะดวกสบายถือเป็นการส่งเสริมในการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆทั้งนี้ความคล่องตัวในการเข้าถึงข้อมูลสำคัญและการดำเนินการด้วยตนเองได้จะช่วยประหยัดเวลาในการสอบถามเรื่องพื้นฐานต่างๆซึ่งจะช่วยให้องค์กรทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ความปลอดภัย ช่วงเปลี่ยนถ่ายสู่การทำงานวิถีใหม่นี้ไม่ได้จำกัดอยู่ที่การทำงานจากที่พัก แต่ยังหมายถึงการทำงานจากที่ใดก็ได้ที่มีความปลอดภัยและยังคงอยู่ภายใต้การกำกับดูแลขององค์กร เมื่อต้องทำงานนอกสถานที่พนักงานจะยังคงสามารถติดตามข้อมูลที่สำคัญของหน่วยงานได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่องค์กรจะลงทุนในระบบ (Platform)ที่สามารถปกป้องข้อมูลจากการโจรกรรมและยังคงรักษาข้อมูลให้ปลอดภัย
ในอดีตเราจะทำการบำรุงรักษาไฟล์พี (p-files) ในส่วนข้อมูลต่างๆของพนักงาน แต่ด้วยการแปลงข้อมูลเหล่านี้เป็นดิจิทัลจึงทำให้เราต้องดูแลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลที่บันทึกไว้
- การรวมศูนย์ของข้อมูล ปัจจุบันทุกคนล้วนให้ความใส่ใจกับข้อมูลต่างๆของตนเองในระบบ อย่างไรก็ตามขณะนี้ปัญหาการมีข้อมูลปริมาณมหาศาลและความเสี่ยงของการกระจายข้อมูลไปสู่บุคคลที่สามกำลังจะหมดไป ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) ช่วยให้องค์กรวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการขับเคลื่อนให้ สอดรับกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนไป ถือได้ว่า HRMS เป็นคลังข้อมูลที่ทำการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลทั้งหมดให้อยู่ในแหล่งเดียว
- การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การทำงานที่มีผลสัมฤทธิ์ดีเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยส่งเสริมให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายที่วางแผนไว้ HRMSก็เล็งผลไปที่ เป้าหมายทางธุรกิจเช่นกัน ดังนั้นระบบนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ระบบHRMSช่วยให้องค์กรมุ่งเป้าไปที่กระบวนการที่มีมาตรฐานพร้อมกับช่วยทำให้เกิด การดำเนินการต่างๆให้ เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการทำงาน ดังจะเห็นได้จากการที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเดินทางไปขอปรับข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร หรือขอดูยอดรายการวันลากับฝ่ายบุคคลอีกต่อไป บริการทั้งหมดนี้สามารถทำรายการ ได้เพียงการกดปุ่มผ่านระบบHRMS ระบบนี้ช่วยลดการไหลเข้าของข้อมูลที่มากเกินไป ดังนั้นจึงเป็นการช่วยเอื้อต่อการทำงานในองค์กรให้ดีขึ้นได้
- บูรณาการรูปแบบการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ HRMS ช่วยพลิกโฉมรูปแบบการปฏิบัติงานประจำวัน องค์กรจะมีเวลามากขึ้นในการเพิ่มห่วงโซ่คุณค่าแทนที่ จะเสียเวลาไปกับการปฏิบัติการต่างๆภายในเว็บไซต์ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องให้ความสำคัญกับการสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นในองค์กร ไม่ใช่การติดอยู่ในวังวนของการจัดการข้อมูลที่เข้าออกในแต่ละวัน
- การวิเคราะห์ข้อมูล การมีข้อมูลต่างๆไว้ ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ใดเว้นแต่ข้อมูลเหล่านี้จะได้ถูกประมวลและนำไปใช้เพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้ HRMS ช่วยในการประมวลข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรซึ่งอำนวยความสะดวกในการจัดทำแผนปฏิบัติงาน และยังช่วยคาดการณ์ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น รวมทั้งช่วยการวางแผนเพื่อบรรเทาความเสี่ยงอีกด้วย
